אחרי החגים זה עכשיו: איך מחזירים את הצוות לשגרה?

יש משפט אחד שחוזר כמעט בכל משרד בישראל מספטמבר ועד אוקטובר: "נדבר אחרי החגים". ובכן, אחרי החגים כבר כאן.

אחרי כמה שבועות של חגים, חופשות, ימי עבודה מקוצרים ולוחות זמנים לא שגרתיים, החזרה לעבודה יכולה להרגיש קצת כמו לפתוח מחשב שלא נגעתם בו חודש ולגלות 47 טאבים פתוחים.

אם גם אצלכם לוקח יום-יומיים להבין איפה הייתם ומה בדיוק כולם רוצים מכם, זה די הגיוני.

חזרה לשגרה אחרי החגים היא מעבר בין שני קצבים שונים. לכן, במקום לנסות להחזיר ביום אחד את כל המשימות, הפגישות והיעדים למסלול, עדיף להתייחס לשבוע הראשון כאל תקופת התנעה.

אז איך עושים את זה נכון?

1. מתחילים מלהבין

הדחף הראשון בחזרה לעבודה אחרי החגים הוא לפתוח את המייל ולהתחיל לכבות שריפות.
דווקא כאן כדאי לעצור.
לפני שמתחילים לבצע, צרו תמונת מצב: אילו משימות נשארו פתוחות מלפני החגים? מה הפך לדחוף? מה כבר לא רלוונטי? אילו פרויקטים מחכים להחלטה?
גם מדריכים מקצועיים, כמו Harvard Business Review ממליצים לא לפתוח את היום הראשון בחזרה בניסיון לענות על כל מה שהצטבר, אלא קודם לעשות סדר, להבין מה באמת דורש תשומת לב ולבנות מחדש את סדר העדיפויות.

נסו לחלק הכול לשלוש קבוצות פשוטות:
צריך לקרות עכשיו | צריך לקרות בהמשך | כנראה כבר לא צריך לקרות.
לפעמים הקבוצה השלישית היא החשובה ביותר.

2. אל תנסו להשלים חודש ביומיים

אחת הבעיות בחזרה לשגרה היא תחושת הפער: היומן התמלא, המיילים חיכו בסבלנות והמשימות שלא בוצעו לפני החג עדיין שם. התוצאה עלולה להיות ניסיון להחזיר מיד את הפרודוקטיביות בעבודה לרמה של שבוע רגיל.
אבל חזרה לשגרה היא לא סוויץ' של ON/OFF. גם מומחים לניהול עובדים מצביעים על החשיבות של חזרה הדרגתית והתאמת הציפיות לקצב שבו העובדים באמת חוזרים.

בחרו שלוש משימות משמעותיות ליום הראשון. לא 13.
המטרה היא לייצר מחדש קצב עבודה.

3. זמן טוב לעשות Reset לצוות

יש מנהל בקהל? אם אתם מנהלים צוות, מחלקה או ארגון שלם, אתם בטח יודעים שהשבוע הראשון אחרי החגים הוא הזדמנות לעצור ולסנכרן.
במקום לפתוח בישיבה של שעתיים עם 42 שקפים, אפשר להתחיל משלוש שאלות:
– מה הדבר הכי חשוב שאנחנו צריכים לסיים עכשיו?
– מה השתנה מאז שיצאנו לחגים?
– מה אנחנו מורידים כרגע מסדר העדיפויות?

ניהול עובדים אחרי החגים לא צריך להתמקד רק בהחזרת תפוקה. הוא צריך קודם להחזיר בהירות.
כאשר כולם יודעים מה חשוב, מה יכול לחכות ומה כבר לא רלוונטי, הרבה מהרעש יורד מעצמו.

4. אל תתעלמו מהעומס

אחרי חופשה אנחנו נוטים לצפות מעצמנו לחזור רעננים לחלוטין. במציאות, חגים הם לא תמיד מנוחה: יש נסיעות, משפחה, ילדים, ארוחות ושיבוש של שעות השינה והשגרה.
וכשחוזרים ישירות לתקופה עמוסה, כדאי לשים לב גם לשחיקה בעבודה.
זה לא אומר שכל עייפות ביום הראשון היא שחיקה. כן כדאי לשים לב לעומס מצטבר ולא להפוך את השבוע הראשון למרתון פיצוי.

5. החזירו קודם את השגרות הקטנות

לפעמים אנחנו מחפשים שינוי גדול, כשמה שהמוח צריך הוא דווקא כמה דברים צפויים.
שעת התחלה קבועה. ארוחת צהריים עם הצוות. זמן מרוכז לעבודה בלי פגישות. ישיבת צוות קצרה. מעבר מסודר על המשימות.
שגרת עבודה נוצרת מהרגלים שחוזרים על עצמם, ולכן עדיף להחזיר כמה עוגנים פשוטים מאשר לנסות לבנות מערכת חדשה לגמרי ביום הראשון.

6. ואל תדחו הכול ל"אחרי אחרי החגים"

זה אולי החלק החשוב ביותר.
חזרה לשגרה היא גם הזדמנות לבדוק מה אתם לא רוצים להחזיר איתכם.
ישיבה שבועית שאף אחד לא צריך? תהליך שמסבך הכול? משימה שהמשיכה לרוץ רק כי "תמיד עשינו אותה"?לפני שממלאים מחדש את היומן, שווה לשאול מה בכלל ראוי לחזור אליו.

כי אולי הדרך הכי טובה להתמודד עם החזרה לעבודה אחרי החגים היא לא לחזור בדיוק לאותה שגרה. אלא לבנות אחת קצת יותר טובה.