איך נראית הפוגה חכמה בעבודה?

מכירות את זה שהרעיון הכי טוב מגיע דווקא במקלחת, או בזמן שחיכיתן שהקומקום ירתח? זה לא במקרה.

כולנו מכירים את הרגע הזה: העיניים קוראות את אותה השורה במייל בפעם השלישית, הקוד לא מסתדר, או שהקריאייטיב לקמפיין פשוט לא מגיע. האינסטינקט הראשוני הוא פשוט להמשיך, "אני לא אקום לשירותים או לאכול עד שאני לא מסיימת את זה".  אבל המדע מוכיח שדווקא כן כדאי לעצור. לא ל"סתם" הפסקה של גלילה חסרת מטרה בטלפון, אלא להפוגה חכמה.

אז איך נראית הפוגה שלא רק מעבירה את הזמן, אלא מטעינה את המוח מחדש?

הפוגה חכמה היא פעולה אקטיבית של ניהול האנרגיה שלנו. כדי שהיא באמת תטעין את המוח, היא צריכה לכלול 3 מרכיבים:

תחושת אוטונומיה: מחקרים כמו תיאוריית ההכוונה העצמית של החוקרים דסי וראיין (Deci & Ryan), מראים שההפסקות הכי אפקטיביות, הן אלו שהעובד בוחר איך לבלות אותן. כשמנהלים יוצרים תרבות שמאפשרת בחירה, בין לשבת בשקט 5 דקות, טלפון למשפחה, גלילה ברשתות או להצטרף לפעילות גיבוש לצוות שיוזמת החברה, העובד מרגיש שליטה בלו"ז שלו, וזה כשלעצמו מפחית סטרס ומטעין את המצברים.

ניתוק קוגניטיבי מוחלט: לא מספיק להפסיק להקליד, צריך להפסיק לחשוב על המשימה. אם יצאת לקפה אבל את ממשיכה להריץ בראש את טבלאות האקסל, לא באמת יצאת להפסקה. צריך להכריח את המוח לעבור למסלול שונה. זה יכול להיות דרך אלמנט של משחוק שדורש ריכוז מסוג אחר כמו פתרון חידות, או שיחה קצרה על נושא שלא קשור לעבודה.

שינוי פיזיולוגי: הגוף והמוח עובדים יחד, וכשאנחנו בלחץ המוח נכנס למצב הישרדותי שמקשה על חשיבה יצירתית. אנחנו יותר דרוכים ופחות פתוחים לרעיונות חדשים. מחקרים מראים שכדי לצאת מהמצב הזה, מספיק שינוי פיזי קטן: לקום מהכיסא, לזיז קצת, לשנות סביבה, או אפילו רק לעצום עיניים ולנשום עמוק לכמה רגעים. פעולות כאלה מאותתות לגוף שהלחץ נרגע והוא "נפתח" מחדש.

למה המוח שלכם חייב הפסקות קצרות כדי להישאר בשיא?

רובנו תופסים את המוח שלנו כמו סוללה של סמארטפון, אנחנו מצפים ממנו לעבוד ב-100% תפוקה מהרגע שהגענו למשרד ועד שאנחנו מכבים את האור בסוף היום. אבל המציאות הביולוגית היא אחרת לגמרי. המוח האנושי פשוט לא בנוי לריכוז ליניארי של שעות על גבי שעות.

כשאנחנו מתעקשים על אותה משימה ללא הפסקה, אנחנו נתקלים בתופעה שחוקרים מכנים "עירנות יורדת". תחשבו על זה כמו על צילום שיוצא מפוקוס, ככל שהזמן עובר, המוח מתרגל לגירוי הקבוע (המשימה) ומתחיל "לסנן" אותו. התוצאה? אנחנו מביטים במסך, אבל לא באמת רואים, אנחנו קוראות את המשפט, אבל לא באמת מבינות מה כתוב.
הפוגה חכמה היא הריסטראט הקוגניטיבי שמשנה את התמונה.

מה קורה למוח בזמן ההפסקה?

• המוח מנקה את רעשי הרקע שהצטברו, ומאפשר לראש להתפקס ולהתארגן מחדש.
• כשאנחנו מפסיקים להתרכז בבעיה באופן אקטיבי, המוח לא נח, הוא עובר למצב "שיוט". זה מצב בו המוח יוצר קשרים בין חלקי מידע רחוקים. מכירות את זה שהרעיון הכי טוב מגיע דווקא במקלחת, או בזמן שחיכיתם שהקומקום ירתח? זה לא במקרה.  
• הפסקה קצרה מאפשרת לנו לחזור למשימה עם "עיניים טריות". פתאום, הפתרון שהיה מונח לנו מתחת לאף ולא ראינו אותו בגלל המאמץ, הופך להיות ברור מאליו.

במילים אחרות: אם אתם רוצים שהצוות שלכם יביא תוצאות מבריקות, אתם צריכים לאפשר למוח שלהם את הרגעים שבהם הוא לא "עובד" כדי שהוא יוכל באמת לעבוד.

אז מה אפשר לעשות?

• משחק: שילוב אלמנטים של משחוק בשגרת היום, יכול להפוך הפסקה קצרה לחוויה מרעננת. זו יכולה להיות חידה יומית בלוח המשרדי או משחק קופסה קצר שיוצר חיבור והנאה בין העובדים.
• הפוגה ירוקה: טיול לגג הבניין / הרחוב, ״צריכת שמש״ ישירה שעוזרת לתאי הגוף להתחדש , מביאה אופטימיות ובריאות למוח. 
• הפסקת למידה "לייט": צפייה בסרטון השראה קצר או האזנה לפודקאסט מקצועי של כמה דקות.
• גוד טיים חברתי : במקום להתלונן על פוליטיקה או מזג האוויר, קחו יוזמה, תפסו 3-4 חבר׳ה באיזור שגם צריכים הפוגה, והובילו סבב שיתופי פאדיחות (על זה תוכלו לקרוא עוד בסדנת הפאשלה נייט שלנו) , או כל משחק אחר כמו ״ארץ עיר״ , ״אני נכנס למסיבה עם״ , ועוד רבים וטובים. 

איך משלבים את זה בלו"ז בלי אבטלה סמויה 

החשש הגדול ביותר של מנהלים הוא שהפוגות יהפכו ל"מריחת זמן". ותכלס – הם צודקים. יש באמת חשש מ״אבטלה סמויה״ במשק. אבל בפועל, אבטלה סמויה לא נובעת מהפסקות, אלא מהיעדר מסגרת ברורה. כשלהפוגה יש הגדרה, מטרדה ומשך זמן ידוע, היא הופכת לכלי אפקטיבי. ניתן לאמץ את "שיטת הפומודורו הארגונית״ – השיטה בעצם מעודדת עובדים לעבוד במקצבים קבועים של ריכוז עמוק מול הפוגה קצרה.
למשל 50 דקות עבודה ו-10 דקות של טעינת מצברים. למה פומודורו? כי היא הומצאה באיטליה בסוף שנות ה80 ע"י פרנצ׳סקו סירילו והוא השתמש בטיימר מטבח בצורת עגבנייה (פומודורו באיטלקית), על מנת לשמור על ריכוז. 

איך מודדים הצלחה?

אפשר למדוד את השפעת ההפוגות דרך מספר פרמטרים:

• סקרי דופק (Pulse Surveys): שאלו את העובדים על רמת האנרגיה והריכוז שלהם לפני ואחרי הטמעת מודל ההפוגות.
• ביצועים: האם המשימות מסתיימות מהר יותר או באיכות גבוהה יותר בזכות הריכוז המשופר?
• ירידה בשחיקה: מעקב אחר היעדרויות או תחלופת עובדים לאורך זמן.

לא משנה אם אתם מנהלים צוות של חמישה אנשים או מחלקה של מאות, הנה מספר דרכים להפוך את ההפוגה לחלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית שלכם:

• שיטת "5 הדקות": עודדו את העובדים לקחת 5 דקות של ניתוק מוחלט בכל שעה עגולה. זה יכול להיות מתיחות לצד השולחן או הפסקת ריקודים משותפת עם מוזיקה והרבה צחוק. כשהמנהלים עושים זאת בעצמם, זה הופך לסטנדרט ולא ל"גניבת זמן". 
• מרחבים ללא מסכים: צרו פינה במשרד, שבו הכניסה עם טלפונים או מחשבים ניידים אסורה. זהו מרחב שמוקדש נטו לשיחה חופשית או למנוחה קצרה לעיניים.
• קפסולות של משחוק: שילוב של משחוק לא חייב להיות פרויקט ענק. זה יכול להתחיל בלוח מחיק עם חידה שבועית שמי שפתור אותה מקבל פינוק קטן, או טורניר זריז של משחק קופסה בלובי. משחק טריוויה שאתם ממציאים על העובדים או תחרות קריוקי,  העיקר שזה שובר את השגרה ומפעיל אזורים אחרים במוח.
• פגישה בהליכה (Walking Meetings): אם יש פגישת עדכון שלא דורשת מצגת או כתיבה, צאו לצעוד בחוץ. השילוב של תנועה ואוויר צח, הופך את הפגישה להרבה יותר אפקטיבית ומפחית את העומס המנטלי.
• עוגנים של הנאה ביומן: אל תחכו ליום הכיף השנתי כדי לחבר בין האנשים. הדרך הטובה ביותר לשמור על מוטיבציה היא ליצור רצף של פעילויות גיבוש לצוות לאורך כל השנה. אנחנו בקואלה גרופ, יודעים לקחת את רגעי ההפוגה האלו ולהפוך אותם לחוויות משמעותיות שיוצרות חיבור אמיתי בין העובדים והשגת מטרות ארגוניות.

לסיכום

הפוגה חכמה היא לא בזבוז זמן, היא השקעה בדלק של הארגון שלכם.
כשאתם נותנים לעובדים מקום לנשום, ליצור ולשחק, אתם מקבלים בחזרה צוות חדור מטרה,
יצירתי ומחובר הרבה יותר.

רוצים להבין איך זה יכול להיראות אצלכם? אנחנו כאן בשבילכם. צרו קשר >> 072-3939-406